医療法人 愛の会では、個人情報の保護に関する法令およびその他の規範を遵守するとともに、『医療法人愛の会 個人情報保護規程』を定め、個人情報の適正な管理・保護を徹底しております。
第1章 総則
趣旨
第1条
この規程は、医療法人愛の会個人情報保護方針に基づいて、当法人が取り扱う個人情報の適切な取り扱いおよび保護のために必要な事項を定めるものである。
守秘義務
第2条
当法人の職員は、その職種の如何を問わず、業務上知り得た個人情報の内容を正当な理由無く第三者に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その業務に係る職を退いた後も同様とする。
2
当法人の職員は、この義務を遵守することを書面によって誓約しなければならない。
本規程の対象
第3条
この規程は、当法人において、処理されている個人情報であって、組織的に保有するファイリングシステムの全部又は一部をなすものを対象とする。
定義
この規程において、個人情報の定義を下記のとおりとする。
- 1. 個人情報
- 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。 個人情報を以下に例示する。
- ※診療録、処方箋、看護記録、検査記録、エックス線写真、紹介状、診療要約、調剤録等の診療記録。検査等の目的で、患者もしくは利用者から採取された血液等の検体の情報。介護サービス提供にかかる計画、提供したサービス内容等の記録。
- ※職員（研修医，各部門実習生を含む）に関する情報（採用時の履歴書・身上書，職員検診記録等）。
- ※医療においては死者の情報も個人情報保護の対象とすることが求められており、当法人では個人情報と同様に取り扱う。
- 2. 本人
- 本人とはその個人情報によって識別される特定の個人をいう。
- 3. 職員
- 当医療法人に従事する者で、常勤職員のほか、非常勤職員、委託外注職員等を含む。また、研修医、研修生、実習生等もこれに準じる者として扱う。
- 4. 個人情報管理責任者
- 個人情報保護のための業務について、統括的責任と権限を有する者をいう。
- 5. 個人情報管理担当者
- 個人情報管理責任者に代わり必要な個人情報保護についての業務を行う者をいう。
- 6. 個人情報取扱担当者
- 個人情報管理担当者の指示に従って、個人情報の日常的な保管・管理を行い、個人情報保護に関する方針や規程の周知・徹底を図り、部門内に確実に浸透・定着させるための活動を行う担当者をいう。
- 7. 預託
- 当医療法人職員以外の者にデーダ処理等の委託のために医療法人が保有する個人情報を預けることをいう。
第2章 個人情報の収集
収集の原則
第5条
個人情報の収集は、収集目的（第８条に記載）を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において行わなければならない。
収集方法の制限
第6条
個人情報の収集は、適法、かつ公正な手段（第９条に記載）によって行わなけばならない。
特定の個人情報の収集の禁止
次に示す内容を含む個人情報の収集、利用又は提供を行ってはならない。
- 門地、本籍地（所在都道府県に関する情報を除く）、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項
- 思想、信条及び宗教に関する事項
- 上記1.および2.は疾病と関連する場合に限定し利用、収集できる
- 勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
- 集団示威行為への参加、請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項
個人情報を収集する目的
第8条
患者・利用者・関係者から個人情報を取得する目的は、患者・利用者・関係者に対する医療・介護の提供、医療保険事務、入退院等の病棟管理等、病院運営に必要な事項などで利用することである。
職員についての個人情報収集の目的は雇用管理のためである。通常の業務で想定される利用目的（別表）は掲示する。
個人情報を収集する方法
患者・利用者・関係者から個人情報を取得する方法は以下である。
- 本人の申告および提供
- 直接の問診または面談
- 患者家族、知人、目撃者、救急隊員、関係者等からの提供
- 他の医療機関、介護施設等からの紹介状等による提供
- 15歳未満の個人情報については、診療に関して必要な事項以外は原則として保護者等から提供をうける。
- その他の場合は、本人、もしくは家族の（意識不明、認知症等で判断できない時）同意を得て収集する。
第3章 個人情報の利用
利用範囲の制限
第10条
個人情報の利用は、原則として収集目的の範囲内で、具体的な業務に応じ権限を与えられた者が、業務の遂行上必要な限りにおいて行う。
2
個人情報管理責任者の承諾を得ないで、個人情報の目的外利用、第三者への提供・預託、通常の利用場所からの持ち出し、外部への送信等の個人情報の漏えい行為をしてはならない。
3
当法人職員、および関係者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その業務に係る職を退いた後も、同様とする。
利用目的の範囲
個人情報は、通常の業務で想定される目的（別表）および、通常の業務以外として次の1号から5号について使用する。
- 患者・利用者・関係者が同意した医療業務
- 患者・利用者・関係者が当事者である契約の準備又は履行のために必要な場合
- 当法人が従うべき法的義務の履行のために必要な場合
- 患者・利用者・関係者の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
- 裁判所および令状に基づく権限の行使による開示請求等があった場合
目的範囲外利用の措置
第12条
収集目的の範囲を超えて個人情報の利用を行う場合は、患者・利用者・関係者本人の同意を必要とする。
個人情報の入出力、保管等
第13条
個人情報の病院医療情報システムへの入力・出力およびそれらの管理等は、「情報システム運用管理規程」に定める。診療情報、台帳・申込書等の個人情報を記載した帳票・帳表の保管・管理等は、「診療情報管理規程」に規定する。
第4章 個人情報の適正管理
個人情報の正確性の確保
第14条
個人情報管理責任者は、個人情報を利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。診療情報に関する管理は「診療情報管理規程」に記載する。
2
患者・利用者・関係者から、個人情報の開示、当該情報の訂正、追加、削除、利用停止等の希望を受けた場合は、各部署責任者が窓口となり、個人情報管理責任者は、すみやかに処理しなければならない。
個人情報の安全性の確保
第15条
個人情報管理責任者は、個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、実施、普及、評価、改善をしなければならない。
個人情報の委託処理等に関する措置
第16条
情報処理や作業を第三者に委託するために、個人情報を第三者に預託する場合においては、委託担当者は事前に個人情報管理責任者に届け出なければならない。
2
情報処理や作業を第三者に委託するために、個人情報を第三者に預託する場合においては、委託担当者は事前に個人情報管理責任者に届け出なければならない。
個人情報管理責任者は、以下の各号の措置を講じ、理事長の承諾を得てから基本契約を締結しなければならない。基本契約締結後に個別契約を締結し、当該個人情報の預託は、個別契約締結後にしなければならない。
個人情報の預託先について預託先責任者との面接、必要に応じて預託先の情報処理施設の状況を視察あるいは把握し、個人情報保護及びセキュリティ管理が当法人の基準に合致することを確認すること。再委託に関しては、同様の取り扱いをするか、あるいは、委託先の責任で同様の取り扱いを保証することが必要である。
次の事項を入れた基本契約書案を作成すること。
- 守秘義務の存在、取り扱うことのできる者の範囲に関する事項
- 預託先における個人情報の秘密保持方法、管理方法ついての事項
- 預託先の個人情報の取扱担当者に対する個人情報保護のための教育・訓練に関する事項
- 契約終了時の個人情報の返却及び消去に関する事項
- 個人情報が漏えい、その他事故の場合の措置、責任分担についての事項
- 再委託に関する事項
- 当法人からの監査の受け入れについての事項
4
個別契約に基づき個人情報を預託先に提供するときは、担当者は前項③の事項を記した書面を預託先に交付して、注意を促さなければならない。
5
委託中、担当者は、預託先が当社との契約を遵守しているかどうかを確認し、万一、契約に抵触する事項を発見したときは、その旨を個人情報管理責任者に通知しなければならない。
6
前項の通知を受けた個人情報管理責任者は、直ちに理事長と協議して個人情報の預託先に対して必要な措置を講じなければならない。
7
個人情報管理責任者は、年に一度以上、個人情報の預託先責任者と面接し、必要に応じて預託先の情報処理を把握あるいは視察し、監査しなければならない。
8
個人情報管理責任者は、本条に基づき作成された基本契約、個別契約、通知書等の文書（電磁的記録を含む）を当該個人情報の預託先との個別契約終了後７年間保存しなければならない。
個人情報の第三者への提供
個人情報の第三者への提供は本人の同意がない場合は禁止する。
例外として、以下の場合には第三者に提供することがある。
- 令状等により要求された場合（届出、通知）
- 令状等により要求された場合（届出、通知）
- 人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合
2
第三者への提供は、原則として個人情報管理責任者の承諾を得て、必要な措置を講じた後でなければならない。
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前記の通知あるいは報告を受けた個人情報管理責任者は、速やかにその是非を検討しなければならない。
個人情報の共同利用
第18条
個人情報を第三者との間で共同利用する場合、本人の同意をえた後、担当者は個人情報管理責任者に届け出なければならない。
2
前項の通知を受けた個人情報管理責任者は、直ちにその是非を検討し、理事長の承諾を得なければならない。
第5章 自己情報に関する情報主体からの諸請求に対する対応
自己情報に関する権利
第19条
当法人が保有している個人情報について、患者・利用者から説明、開示を求められた場合、診療の現場における診療内容に関する事項は、主治医は、遅滞なく当法人が保有している患者・利用者の診療に関する個人情報を、希望する方法で説明、開示しなければならない。開示に関する詳細の規定は「診療情報開示に関する規程」に定める。
2
家族あるいは第三者への個人情報の提供は、あらかじめ、本人に対象者を確認し、同意を得る。一方、意識不明の患者や認知症などで合理的判断ができない場合は、本人の同意を得ずに家族等に提供する場合もある。この場合、本人の家族等であることを確認した上で、本人の意識が回復した際には、速やかに、提供及び取得した個人情報の内容とその相手について本人に説明する。
3
開示した結果、誤った情報があった場合で、訂正、追加又は削除を求められたときは、主治医、個人情報管理責任者は、遅滞なくその請求が妥当であるかを判断し、妥当であると判断した場合には、訂正等を行い、遅滞なく患者・利用者に対してその内容を通知しなければならない。訂正しない場合は、遅滞なく患者・利用者に対してその理由を通知しなければならない。
4
死者の情報は、患者・利用者本人の生前の意思、名誉等を十分に尊重しつつ、「診療情報開示に関する規程」において定められている規程により、遺族に対して診療情報・介護関係の記録の提供を行なう。
自己情報の利用又は提供の拒否権
第20条
当法人が保有している個人情報について、患者・利用者から自己情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合、これに応じなければならない。ただし、裁判所および令状に基づく権限の行使による開示請求等又は当法人が法令に定められている義務を履行するために必要な場合については、この限りでない。
第6章 管理組織・体制
個人情報管理責任者
第21条
個人情報管理責任者は、個人情報の保護についての統括的責任と権限を有する。
2
個人情報管理責任者は、各部に１名以上の個人情報管理担当者を選任し、自己に代わり必要な個人情報保護についての業務を行わせ、これを管理・監督する。
3
個人情報管理担当者は部に所属する者のなかから、個人情報取扱担当者を選任する。
個人情報保護委員会
第22条
個人情報保護に関する事項を審議するために医療法人愛の会個人情報保護委員会を設置する。
2
個人情報保護委員会の運営に関しては、別に定める。
個人情報保護苦情・相談窓口の設置
第23条
個人情報管理責任者は、個人情報及び個人情報保護計画に関しての苦情・相談を「苦情相談窓口」で受け、この連絡先を患者・利用者に告知しなければならない。
第7章 廃棄
個人情報の廃棄
第24条
個人情報を廃棄する場合は、匿名化もしくは、適切な廃棄物処理業者に廃棄を委託する。
2
個人情報を記録したコンピュータを廃棄するときは、特別のソフトウェア等を使用して個人情報を消去し，フロッピー、CD、MO等の記憶媒体は物理的に破壊する。
3
個人情報を記録したコンピュータを他に転用するときは、特別のソフトウェア等を使用して個人情報を消去してから転用する。
第8章 罰則
罰則
第25条
当法人は、本規程に違反した職員に対して就業規則に基づき懲戒を行うことがある。
第9章 規定の改廃
罰則
第26条
この規程の改廃は、個人情報保護委員会における審議を基に、理事長が施行を指示する。
この規定は平成17年4月1日より施行する。
